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Technik stützt die Leistungserbringung in der Verwaltung. Gezielt eingesetzt lassen sich damit Bearbeitungsaufwände reduzieren und das Erleben der Bürger*innen und Mitarbeiter*innen reibungsfrei gestalten. Das erfordert, die technische Ausstattung und den Einsatz digitaler Instrumente für die Leistungserbringung stets mitzudenken.
Heute bilden IT-Vorhaben oftmals den Kern von Organisationsentwicklung. Und selbst wenn der Fokus woanders liegt, sind organisationale Veränderungen fast immer mit Anpassungen an der IT-Landschaft verknüpft. Es ist deshalb wichtig, technische Neuerungen an organisationalen Bedürfnissen zu spiegeln und umgekehrt. Beides getrennt voneinander zu denken und nacheinander zu bearbeiten, sorgt für Reibungsverluste, Brüche oder Nachbesserungen. Wir denken im Rahmen von Organisationsentwicklung deshalb Organisation/Management und IT/Technik gleichzeitig, sodass aus Parallelität Fusion wird.
Das Wechselspiel zwischen digital und analog zu meistern, ist Voraussetzung, um die Chancen der Digitalisierung für die eigene Organisation vollumfänglich zu nutzen. Die digitale Organisation bringt neue Rollen und Verantwortlichkeiten mit sich und erfordert andere Steuerungs-, Kommunikations- und Vermittlungsaktivitäten zwischen den beteiligten Akteur*innen. Digitale Führung, digitale Prozessorganisation und die Steuerung von Mensch-Maschine-Interaktionen sind einige Beispiele.
Digitalisierung ist ein Querschnittsthema. Die Lösung liegt in einer passenden Governance; und zwar auf allen föderalen Ebenen bis herunter in einzelne Fachämter. Wer muss im Kontext digitaler Vorhaben und E-Services was tun? Wo liegen Entscheidungsbefugnisse? In welchem Setting sprechen Verantwortliche miteinander? Digitalisierung als Megathema führt auf struktureller Ebene unweigerlich in eine Form der Matrixorganisation. Sie liegt quer zur herkömmlichen Logik von Fachämtern. Dies gilt es zu berücksichtigen, wenn sich Gebietskörperschaften auf den Weg hin zu einer digitalen Verwaltung machen. Die Aufgaben rund um Formulierung und Umsetzung von digitalen Vorhaben sollten klar verteilt sein. Gestützt wird die Weiterentwicklung hin zu einer modernen digitalen Verwaltung im Idealfall durch einen Gremiendreiklang aus einem Steuerungsgremium Digitalisierung, einem Digital Management Board und einer E-Government Leitungsrunde.
Wir helfen Ihnen dabei, eine digitale Governance bei Ihnen vor Ort strukturell zu verankern und mit Leben zu füllen. Als wichtiger Baustein Ihrer Verwaltungsstrukturen, der gekommen ist, um dauerhaft zu bleiben.
Sie wollen Ihr Wissensmanagement verbessern oder umgekehrt parallel zur Optimierung der Geschäftsprozesse eine passende Software einführen? Dann unterstützen wir Sie im Rahmen einer Organisationsberatung auch mit Bezug auf die technischen Potenziale. Sie profitieren beispielsweise bei der Suche nach einer digitalen Lösung von unserem Wissen über die Angebotslandschaft für öffentliche IT. Mithilfe unserer Digitalisierungslandkarten verschaffen wir Ihnen eine Übersicht über Software-Optionen und beraten zu Vor- und Nachteilen. Soll es eine Eigenlösung werden, definieren wir mit Ihnen die Anforderungen und gestalten Prototypen, die wir wiederum mit den Nutzer*innen (Bürger*innen oder Mitarbeitende) testen.
Wir übernehmen auch die Vermittlung zwischen Ihnen und Ihrem IT-Dienstleistungsunternehmen und gewährleisten damit eine erfolgreiche Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens innerhalb des geplanten Zeitrahmens. Darüber hinaus moderieren wir zwischen den beteiligten Akteur*innen und begleiten Ihre Mitarbeitenden, digital sprach- und handlungsfähig zu werden.
Oftmals sind digitale Lösungen implementiert, aber ungenutzt. Haben Sie zum Beispiel einen digitalisierten Antragsprozess, die Nutzungszahlen sind im Verhältnis zu Papieranträgen jedoch viel geringer? Dann lassen Sie uns gemeinsam Ihre Arbeitsorganisation und internen Prozesse betrachten und mit den Bürger*innen-Bedürfnissen und den Ressourcen Ihrer Organisation abstimmen.
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