Die digitale Transformation im Jugendamt: ein unerlässlicher Gamechanger

Die Not ist groß.

Die Fallzahlen steigen, der kommunale Haushalt ist klamm und an allen Ecken und Enden fehlt Personal – Alltag in jedem Jugendamt. Als Managementberatung staunen wir darüber, dass in dieser Situation die im Wochenrhythmus steigenden Digitalisierungspotenziale ungenutzt liegengelassen werden.

Denn nach wie vor verharrt das immer noch weitgehend analoge Arbeiten im Status quo. Vielerorts hängen nach wie vor Papierakten in den Schränken der Mitarbeitenden, die Abfolge „ausdrucken – unterschreiben – einscannen“ passiert täglich hundertfach in jedem Jugendamt und überall liegen vielfältige Excel-Listen, in denen Daten händisch zusammengetragen werden, die für Berechnungen genutzt werden oder die schlicht die aktuelle Fallverteilung im Team regeln. Zugleich klagen Mitarbeitende und Führungskräfte über Dokumentationserfordernisse, zu viel Bürokratie und vielfältige Medienbrüche zwischen Papier, Fachanwendungen und E-Akte.

Die ausbleibende digitale Transformation ist auch aus Sicht von Bürger*innen misslich: händisches und häufiges Ausfüllen von Antragsformularen, postalisches Einsenden von Dokumenten und lange Wartezeiten auf einen Termin oder eine Hilfe. Was Bürger*innen sich zu Recht wünschen, sind Geschwindigkeit und einfache Wege. Das analog arbeitende Jugendamt bietet beides nicht. Das kann und muss anders werden. Denn Bürger*innen haben einen Anspruch auf eine leistungsfähige Sozialverwaltung.

Es gibt deswegen drei Dinge, die Jugendämter – sofort – umsetzen müssen:

1. Weg mit den Papierakten

Schätzungsweise die Hälfte der Jugendämter hat inzwischen auf E-Akte umgestellt. Die andere Hälfte muss sofort nachziehen. Papierakten gehören der Vergangenheit an. Das muss Priorität 1 der kommunalen Digitalstrategie sein.

2. Regelbasierte Prozesse automatisiert umsetzen

Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht die Automatisierung repetitiver, regelhafter Aufgaben. Diese liegen insbesondere überall da, wo Daten eingegeben, Zuständigkeiten geprüft, Kosten berechnet und Bescheide erstellt werden, also vor allem im Verwaltungsbereich eines Jugendamts, beispielsweise in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, beim Unterhaltsvorschuss oder in der Berechnung von Elternbeiträgen für Kitakosten. Die Aufgaben liegen bei allen Fachkräften der jeweiligen Organisationseinheiten, sind jährlich viele hundert Mal zu erledigen und beinhalten wenig bis keinen Ermessensspielraum – und eignen sich deswegen für die Automatisierung.

Diese standardisierten Verfahren können und müssen Ende-zu-Ende automatisiert ablaufen, von der Antragsstellung über die Prüfung, Berechnung und Bescheiderstellung bis hin zur Zahlung oder zum Zahlungseinzug und der Kommunikation mit den Bürger*innen. Denn Jugendämter haben schlicht keine Zeit und auch kein Geld, Personal für Dinge einzusetzen, die ein digitales System ebenso gut erledigen kann. Die RPA erkennt, wann menschliches Eingreifen notwendig ist, und bezieht an definierten Punkten die Fachkraft ein. Und sie kann ergänzt werden um einfache Tools wie Diktierprogramme mit direkter Verknüpfung zu E-Akte oder um KI-Agenten, die beispielsweise an Aufgaben erinnern oder Antragseingänge sortieren.

In der örtlichen Zuständigkeitsprüfung stellt der Bund im aktuellen Gesetzesentwurf immerhin ein automatisiertes Tool in Aussicht. Ob das kommt, ist nach den Erfahrungen mit der OZG-Umsetzung zweifelhaft. Die nächsten Schritte im Jugendamt sind daher:

• Identifikation von geeigneten Prozessen: Welche Prozesse fressen viel Zeit und sind zugleich repetitiv und ohne viel Ermessensspielraum?
• Ein sauberes Anforderungsmanagement: Was sind Ansprüche von Bürger*innen und Mitarbeitenden? Wie sichern wir unsere Datensicherheit und -souveränität? Wo sind erforderliche IT-Schnittstellen?
• Prozessoptimierung: Wie sehen schlanke Prozesse aus? Wie gestalten wir digitale Antrags- und Kommunikationswege? Wo brauchen wir notwendige Abzweigungen von der RPA zur Fachkraft?

Die Umstallung auf RPA-Prozesse wird die Verwaltungseinheiten des Jugendamts verändern: Sie werden sehr viel kleiner sein – aber interdisziplinär. In diesen Einheiten braucht es eine Führungskraft, die ihren Fokus vor allem auf die Steuerung der Fälle, der Abläufe und der Kosten richtet. Einige wenige Fachkräfte kümmern sich um komplexe Fälle oder Sonderfälle, die nicht automatisiert bearbeitet werden können. Und eine IT-Fachkraft sorgt für das reibungslose Zusammenwirken von Automatisierung, Fachanwendung/E-Akte und Kommunikation mit den Bürger*innen. Perspektivisch können diese Verwaltungseinheiten zur Digitalen Serviceeinheit des Jugendamtes – oder mit anderen Sozialverwaltungen zusammengedacht in einer Digitalen Serviceeinheit der Kommune zusammengeführt werden. Diese Perspektive kann die kommunale Kämmerei für eine Investition in die Automatisierung gewinnen.

3. Verwaltungs- und Fachprozesse KI-basiert unterstützen

Künstliche Intelligenz (KI) kann die Fachkräfte im Verwaltungsbereich und in der pädagogischen Arbeit unterstützen. Das Feld ist breit:

• Mails oder analoge Dokumente auslesen, Anliegen erkennen, Dokumente und Daten klassifizieren, relevante Informationen extrahieren und diese an Mitarbeitende oder ein RPA-System übergeben,
• Personalressourcen planen, um beispielsweise Überlastungen frühzeitig zu erkennen oder Vertretungsregelungen zu optimieren,
• (Hilfeplan-)Gespräche durch Sprach- und Texterkennung unterstützen und dokumentieren,
• Bescheide, Anschreiben oder Mailkommunikation sprachlich überarbeiten oder in nahezu jede Sprache übersetzen,
• An Arbeitsschritte erinnern, vertiefende Fragen zur Analyse im Fallgeschehen stellen und alle Beteiligten schnell über die relevanten Inhalte informieren,
• Mit Prognosemodellen die Risikoanalyse bei Kindeswohl-Gefährdungen ergänzen und für eine höhere Qualität und Sicherheit im Entscheidungsprozess sorgen,
• Internes Wissen aufbereiten und bereithalten.

All das spart nicht nur Zeit, sondern sichert auch Qualität und Fachlichkeit ab. Die gewonnene Zeit ist – anders als bei automatisierbaren Prozessen – kein Einsparpotenzial. Sondern sie kann endlich für den originären Auftrag der öffentlichen Jugendhilfe genutzt werden: Für die pädagogische Arbeit mit den Kindern, Jugendlichen und Familien.

Die Effekte dieser drei Digitalisierungsaufträge kennen wir als Bürger*innen bereits: Einkommensteuerbescheide sind in den Bundesländern, wo sie von einer RPA berechnet und einer KI geschrieben werden, sehr viel schneller da und auch für fachunkundige Bürger*innen verständlich.

Der Weg dahin: Pilotieren und Abgucken

Die Kommunale Selbstverwaltung ist an vielen Stellen wichtig und richtig, aber sie lässt jede Kommune mit enormen Entwicklungsaufgaben allein. Die digitale Transformation braucht daher Pionier-Jugendämter, die in dem einen oder anderen Handlungsfeld vorangehen, entwickeln, testen und ihre Ergebnisse dann anderen zur Verfügung stellen. Abgucken und Nachmachen ist notwendig und daher ausdrücklich erwünscht. Doch auch für Pioniere ist die Aufgabe groß, daher werden sie Unterstützung benötigen:

• Die Technik entwickeln: Kaufen Sie sich (interne oder externe) IT-Dienstleister ein, die Sie bei der Auswahl von Use Cases und passenden Tools, bei der Schnittstellengestaltung und der Detailumsetzung unterstützen. Diese Ausgaben zu scheuen, erzeugt unweigerlich langfristige Mehrausgaben im Personalbereich.
• Die Organisation entwickeln: Identifizieren Sie automatisierbare Prozesse mit skalierbaren Effekten und überführen Sie sie in ein schlankes Soll. Erarbeiten Sie die Auswirkungen auf den Personalschlüssel und die Personalzusammensetzung und entwickeln Sie eine passende neue Aufbauorganisation. Und begleiten Sie den kulturellen Wandel von der analogen in die digitale Welt. Nur so nutzen Sie digitale Potenziale wirklich.
• Die Erfolge weitergeben: Machen Sie pilotierte Lösungen für anderen Jugendämter zugänglich. Damit nicht jede*r das Rad neu erfinden muss.

Fazit

Klar ist: Die öffentliche Jugendhilfe steht am Rande eines Abgrunds. Wachsende Fallzahlen, stetig steigende Ansprüche an die Qualität und berechtigte Erwartungen der Bürger*innen erzeugen Druck. Statt Rechtfertigungsdruck muss daraus Handlungsdruck entstehen. Ein „Weiter so“ kann und darf es schlicht nicht geben. Es ist nicht akzeptabel, dass die skizzierten digitalen Potenziale zulasten der Bürger*innen und der Mitarbeitenden brachliegen. Die öffentliche Jugendhilfe muss wieder in den Stand versetzt werden, den Ansprüchen von Familien auf eine leistungsfähige Sozialverwaltung und der Mitarbeitenden auf sinnstiftende Arbeit und einen zeitgemäßen Arbeitsplatz gerecht zu werden.